Автоматизация HR-процессов

Пока в компании сто человек, кадровик помнит, кому нужна справка для банка, чьё заявление на отпуск ждёт подписи и кто из новичков всё ещё ходит без пропуска. К тремстам сотрудникам эти дела расползаются по почте и чатам, и каждое приходится догонять звонком. Rule 90 автоматизирует HR-процессы: заявки сотрудников, адаптацию новичков, запись кандидатов на собеседования и ответы по внутренним регламентам. Кадровые данные остаются в 1С:ЗУП, мы подключаемся к ней через API, а решения о людях по-прежнему принимают люди. Работа открывается обследованием примерно на две недели, и по его итогам цена попадает в договор.

Что автоматизируют в HR-процессах

Прежде всего то, что повторяется каждую неделю и держится на пересылке писем:

• заявки на справки, отпуск и изменение личных данных, со статусом, который видно без звонка в отдел кадров;
• адаптация новичка: доступы, пропуск, рабочее место, обучение и задачи первой недели с ответственным за каждый пункт;
• запись кандидатов на собеседования, приглашения, напоминания и сбор отзывов интервьюеров;
• ответы на вопросы по регламентам и политикам компании со ссылкой на документ.

Нейросеть из этого нужна только помощнику по регламентам. Он отвечает по документам компании так же, как ИИ-ассистент по документам, и показывает, откуда взят ответ. Остальные маршруты обходятся без модели: это формы, правила и связь с кадровой системой.

Первый день новичка по маршруту

Кадровик оформляет приём в 1С:ЗУП, как делал и раньше. Портал видит нового сотрудника и раздаёт задачи: ИТ заводит учётную запись и готовит ноутбук, хозяйственная служба оформляет пропуск и рабочее место, руководитель составляет план первой недели. У каждой задачи есть срок и ответственный, и если к дате выхода пропуска нет, напоминание получает тот, кто за него отвечает, а не кадровик.

В первый день новичок открывает портал и видит свой список: с кем познакомиться, какие курсы пройти, где лежат нужные регламенты. Как оформить командировку, он спрашивает у помощника и получает ответ со ссылкой на положение. Кадровик видит всех новичков на одном экране, и по каждому понятно, что сделано и что застряло.

«Резюме будет отбирать нейросеть?»

Нет, и дело не только в осторожности. Закон о персональных данных не позволяет принимать решение о человеке одной только машиной, если оно затрагивает его права, а письменного согласия на это он не давал (ст. 16 152-ФЗ). Отказ кандидату как раз и есть такое решение.

Нейросеть может сопоставить опыт из резюме с формальными требованиями вакансии и собрать для рекрутера короткую сводку. Приглашения, напоминания и перенос встреч берёт на себя обычная автоматизация, без модели. Решение о кандидате остаётся за рекрутером. Что ещё в найме можно отдать ИИ и где проходит граница закона, разобрано в статье об ИИ в HR.

Где заканчивается готовый кабинет сотрудника

У 1С:ЗУП есть собственный сервис «1С:Кабинет сотрудника». В нём сотрудник смотрит сведения о зарплате и остаток отпуска, заказывает справку 2-НДФЛ, подаёт заявление на отпуск. Если от портала нужно только это, разрабатывать свой незачем, и мы скажем об этом на обследовании. Готовые HR-платформы для подбора и адаптации тоже есть, и типовой процесс в них ложится без разработки.

Своя автоматизация нужна, когда маршрут выходит за пределы отдела кадров. Новичку нужны доступы от ИТ, пропуск от хозяйственной службы и план от руководителя, заявки расходятся по разным системам, в компании несколько юрлиц или уже есть корпоративный портал, в который всё это надо встроить.

Подключение к 1С:ЗУП, сроки и цена

Портал и маршруты работают рядом с кадровой системой и обмениваются с ней данными через программный вход, который есть у 1С. Конфигурацию ЗУП мы не дорабатываем, так что её обновления ставятся по-старому, а кадровый учёт остаётся там, где его ведёт отдел кадров.

На обследовании проходим маршрут с кадровиками и всеми, кто в нём участвует, считаем, сколько заявок и новичков бывает за месяц и где дело застревает чаще всего. Цена зависит от числа маршрутов и систем, к которым их нужно подключить, и от того, нужна ли в проекте нейросеть. Её вместе со сроками фиксируем в договоре по итогам обследования. Результат показываем еженедельно. Три месяца гарантии после запуска уже входят в эту цену, а всё сделанное, от исходного кода до доступов, остаётся за компанией.

Вопросы об автоматизации HR