Регламент командировок лежит в одной папке, шаблон договора поставки в другой, а ответ юриста на похожий вопрос — в письме полуторагодовой давности. Искать всё это самому долго, поэтому сотрудник идёт к коллеге, и тот откладывает свою работу. Rule 90 делает ИИ-ассистента по документам компании: он находит ответ в регламентах, договорах и переписке, показывает, откуда его взял, и готовит черновики. Каждый сотрудник видит только те документы, к которым у него уже есть доступ.
Как ИИ-ассистент находит ответ в документах
Сотрудник задаёт вопрос словами, как спросил бы коллегу. Ассистент сначала ищет в документах компании фрагменты, где об этом сказано, и только потом составляет ответ по найденному, со ссылкой на документ и пункт. Такой способ называется RAG, коротко о нём рассказано в справочнике «RAG-система простыми словами».
Допустим, менеджер спрашивает, можно ли дать новому клиенту отсрочку платежа на 45 дней. Ассистент находит в положении о работе с дебиторкой пункт, по которому отсрочку больше 30 дней согласует финансовый директор, и отвечает одной фразой со ссылкой на этот пункт, так что менеджер сразу знает и ответ, и к кому идти за подписью. Без ассистента за тем же ответом он пошёл бы в бухгалтерию. Поэтому больше всего времени ассистент возвращает тем, к кому чаще всего ходят с вопросами: наставникам новичков, юристам, бухгалтерии.
Кроме ответов ассистент готовит черновики и сводки. Это может быть письмо по шаблону, выжимка из длинной переписки с поставщиком или перечень сроков и штрафов из договора. Черновик проверяет и отправляет сотрудник.
Какие документы подойдут
Подойдут регламенты, инструкции, шаблоны, договоры, база знаний и переписка отделов. Лучше всего ассистент работает с текстом, в котором ответ записан целиком. Сканы сначала распознаём, таблицы и формы разбираем отдельно, чтобы цифры из них не перепутались.
Сложнее всего с устаревшими документами. Если в папке лежат две версии регламента, ассистент может процитировать старую. Поэтому ещё до запуска мы договариваемся, кто в компании отвечает за актуальность документов и в какой папке лежат только действующие версии, по которым ассистент и будет отвечать.
Ассистент же может выдумать ответ
Языковая модель, которой не дали документов, может сочинить убедительный ответ из общих знаний. Ассистент устроен иначе. Он отвечает только по найденным фрагментам и рядом показывает ссылку на документ, так что ответ можно проверить за пару кликов. Если в документах ответа нет, ассистент так и говорит и подсказывает, к кому обратиться.
Точность меряем до запуска. Мы набираем реальные вопросы сотрудников, прогоняем по ним ассистента и считаем, какая доля ответов верна и ссылается на правильный документ. Эта доля становится порогом приёмки. После запуска сотрудники отмечают неудачные ответы, и каждую отметку мы разбираем.
Разберёмся в задаче и предложим, как решить её эффективно.
Кто какие документы увидит
Ассистент сохраняет права доступа, которые уже действуют в компании. Бухгалтер не получит в ответе выдержку из кадрового приказа, если не может открыть этот приказ в папке.
Когда документы нельзя выносить за пределы компании, поиск, модель и журнал запросов работают внутри вашего контура. Подробнее о такой схеме — на странице о локальной нейросети. Если в документах есть персональные данные, их можно обезличить до того, как текст попадёт в модель. Как это делается, разобрано в статье об обезличивании данных.
Как запускаем ассистента
Первый этап — обследование, около двух недель. Смотрим документы, права доступа и вопросы, которые сотрудники задают чаще всего. После него цена и срок закрепляются в договоре, а новые функции, если понадобятся, обсуждаем отдельно.
Первым подключаем один отдел и его документы. Каждую неделю вы видите, как ассистент отвечает на ваши собственные вопросы. Гарантия на три месяца после запуска уже включена в стоимость, а код, документация и доступы остаются в компании.
Вопросы об ИИ-ассистенте для компании
Чем ассистент лучше поиска по папкам?
Поиск находит файл, в котором есть слова из запроса. Ассистент находит ответ по смыслу, даже если в вопросе другие слова, чем в регламенте, и собирает его из нескольких документов сразу.
Сколько стоит ИИ-ассистент для компании?
Стоимость станет понятна после обследования. Она складывается из объёма и состояния документов, числа систем, откуда их нужно забирать, и того, где будет работать модель.
Можно ли сделать такого ассистента для клиентов?
Да, по тем же документам можно отвечать клиентам на сайте или в мессенджере. Тогда в базу попадают только материалы для клиентов, а сложные вопросы передаются сотруднику вместе с историей диалога. Об этом — на странице ИИ-консультанта для сайта.