Корпоративный портал для сотрудников нужен там, где справки, отпуска, пропуска и доступы до сих пор просят письмом или в мессенджере, а новичок первую неделю выясняет, к кому с каким вопросом идти. Портал собирает это в одно место. Сотрудник подаёт заявку и видит, у кого она сейчас, находит регламент по вопросу, а не по названию файла, и входит под той же учётной записью, что и в рабочий компьютер. Мы разрабатываем порталы под процессы компании и связываем их с кадровой 1С и другими системами по API.
Хватит ли коробочного портала
Готовые корпоративные порталы, например Битрикс24, дают ленту новостей, задачи, чаты и базу знаний сразу после подключения, а коробочную версию можно поставить на свои серверы. Если компании нужно это и процессы укладываются в стандартные настройки, коробки хватит, и обойдётся она дешевле. Когда обследование показывает такой случай, мы советуем взять готовый портал.
Своя разработка нужна, когда портал должен вести ваши процессы, а не только показывать новости. Заявка на отпуск сверяется с остатком дней в кадровой 1С и идёт по вашему маршруту согласования. Нового сотрудника портал сам берёт из кадровой системы и раздаёт задачи ИТ, охране и руководителю. Добавьте сюда счёт за лицензии. Облачные тарифы ограничивают число пользователей, и с ростом компании приходится переходить на более дорогой, поэтому портал на 800 человек стоит считать на несколько лет вперёд.
Что входит в портал для сотрудников
Состав зависит от того, куда сейчас уходит больше всего переписки. Разделы, из которых его можно собрать:
| Раздел | Что делает сотрудник | Откуда берутся данные |
|---|---|---|
| Заявки и согласования | просит справку, отпуск, доступ или пропуск и видит, на каком шаге заявка | маршруты портала, кадровые данные из 1С |
| База знаний и помощник | спрашивает словами и получает ответ со ссылкой на регламент | документы компании с учётом прав доступа |
| Онбординг | получает план первой недели, документы и доступы | задачи кадров, ИТ и руководителя |
| Обучение | проходит курсы и обязательную аттестацию | платформа обучения |
| Справочник сотрудников | находит, кто за что отвечает и как с ним связаться | оргструктура из кадровой системы |
В первую версию попадают два-три раздела, которые снимают больше всего писем, остальные добавляются, когда видно, чем сотрудники пользуются.
Доступ к 1С без переписки в чатах
Менеджеру нужен доступ к папке с договорами и к отчётам в 1С. Раньше он писал в общий чат ИТ, там спрашивали, согласовал ли руководитель, руководитель отвечал через день, и через неделю никто не помнил, на ком заявка. На портале менеджер выбирает нужный доступ из списка, заявка уходит руководителю, а после согласования попадает в очередь ИТ со сроком исполнения. Доступ к платёжным данным и другим важным разделам дополнительно подтверждает их владелец. Менеджер видит, на каком шаге заявка, и получает уведомление, когда всё выдано.
Тот же список работает и в обратную сторону. Когда сотрудник увольняется, портал показывает все доступы, которые ему выдавали, и ИТ закрывает их по этому списку. Как тот же подход устроен для приёма на работу и кадровых заявок, рассказано на странице об автоматизации HR.
Разберёмся в задаче и предложим, как решить её эффективно.
«Базу знаний опять никто не будет обновлять»
Так случается, когда база знаний — это папка, за которую никто не отвечает. Портал устроен иначе. У каждого регламента в нём есть владелец и дата следующей проверки, и перед этой датой владелец получает напоминание. Помощник показывает, из какого документа и какой редакции взят ответ, поэтому устаревший регламент обнаруживается в тот момент, когда о нём спрашивают. Вопросы, на которые ответа не нашлось, собираются в список, и по нему видно, что пора дописать.
Запуск в одном подразделении
Около двух недель уходит на обследование. Разбираем, какие заявки и вопросы сотрудников сейчас идут через почту и мессенджеры, где лежат кадровые данные и регламенты, как устроены учётные записи. Результат обследования — цена и сроки остальных этапов, которые мы записываем в договор. Если по ходу понадобится что-то сверх плана, договариваемся об этом отдельно.
Первую версию запускаем в одном подразделении, например там, где заявок больше всего, и на нём проверяем маршруты и помощника. Готовое показываем раз в неделю. Три месяца после запуска портал на гарантии, и она не стоит отдельных денег. Исходный код, документация и все доступы передаются компании.
Вопросы о корпоративном портале
Можно ли входить на портал под учётной записью Windows?
Как правило, да, если в компании есть единый каталог учётных записей, например Active Directory. Портал подключается к нему, и уволенный сотрудник теряет доступ к порталу вместе с остальными системами. Как устроен каталог у вас, проверяем на обследовании.
Где будет работать портал?
На ваших серверах или в облаке, которое вы выберете. В портале хранятся персональные данные сотрудников, а закон требует записывать и хранить персональные данные граждан России в базах на территории страны. Поэтому место размещения выбираем вместе с вашей службой безопасности.
Сколько стоит разработка корпоративного портала?
Зависит от того, сколько процессов переносим на портал и с какими системами его связываем: кадровая 1С, каталог учётных записей, почта, система заявок ИТ. Сумму и сроки называем после обследования и фиксируем в договоре.