Описание и аудит бизнес-процессов

Кажется, что описать процесс — значит нарисовать схему со стрелками. Для регламента её хватает, но программист по такой схеме систему не соберёт. На ней не видно, в какой программе делается шаг, какие поля заполняются, что происходит при ошибке и сколько минут уходит на каждое действие. Rule 90 делает описание и аудит бизнес-процессов так, чтобы после них процесс можно было автоматизировать или спокойно оставить как есть. Мы восстанавливаем реальный ход работы по интервью, документам и наблюдениям, считаем трудозатраты, ожидание и цену ошибок и отдаём план улучшений, расставленный по приоритетам.

Что получает компания после аудита процессов

Четыре документа, и каждый нужен для своего решения:

• схему процесса как есть, в BPMN, международной нотации, которую одинаково читают аналитики и разработчики;
• таблицу шагов: кто делает, в какой системе, какие данные вносит, какие бывают исключения и сколько на это уходит времени;
• расчёт потерь, где видно, на каких шагах процесс теряет больше всего времени и денег;
• план, в котором названы три главные потери и посчитан первый проект по автоматизации.

С этим пакетом можно прийти к нам за разработкой, отдать его другой команде или решить, что строить ничего не нужно. Оптимизация может обойтись и без программы: иногда достаточно убрать лишнее согласование или перестать вводить одни данные дважды.

«Мы и так знаем, как у нас всё устроено»

Руководитель знает, как процесс задуман. Как он идёт каждый день, знают исполнители, и у каждого своя версия: бухгалтер помнит одно согласование, менеджер два, а в жизни документ ещё и возвращается на доработку. Интервью с каждым участником и выгрузки из систем сводят эти версии в одну, и на ней видно, где работа стоит.

С аудита стоит начинать в нескольких случаях. Процесс проходит через 3 системы и больше, участники описывают его по-разному, никто не знает, сколько времени он занимает, а большая часть работы приходится на исключения. Если ничего из этого нет и процесс уже понятен, можно сразу переходить к автоматизации с помощью ИИ или к связке систем.

Схема для регламента и описание для разработки

Нужны оба документа, но читают их разные люди.

Стоимость шага считается просто: сколько минут он занимает и во что обходится минута работы того, кто его выполняет. Отдельно считаем ожидание, то время, пока документ лежит в чьей-то почте между шагами. На схеме для регламента его нет вовсе, а без замера его не замечают и сами участники.

Два процесса крупной газовой компании

Такую работу мы делали для крупной газовой компании, и процессов в ней было два: приём и обработка входящих первичных документов по хозяйственным договорам в бухгалтерии и схема работы чат-бота с модулем ИИ. Мы собрали данные у участников, нарисовали процессы в BPMN на трёх уровнях подробности (от общей картины до отдельного действия) и разложили шаги до того уровня, на котором их может повторить программа.

Для каждого шага посчитали трудозатраты и отделили время работы от времени ожидания, расписали роли и дали рекомендации по улучшению. Руководство получило отчёт, презентацию и схемы процессов, а вся работа заняла 10 календарных дней.

Две недели и отчёт, который остаётся у вас

Аудит процессов — то же обследование, с которого начинается любой наш проект, только заказанное отдельно, и занимает оно около двух недель. Сначала мы договариваемся, какие процессы описываем и где их границы, потом разговариваем с участниками, смотрим документы и выгрузки, собираем схемы и расчёт. Промежуточный результат показываем каждую неделю, чтобы вы успели поправить нас до финального отчёта.

Цена зависит от числа процессов, участников и систем, через которые они проходят. Её называем до начала работы.

Вопросы об описании и аудите процессов