Разложите на шаги обычную закупку, и их наберётся около семи: заявка, проверка бюджета, запрос поставщикам, сравнение предложений, согласование, договор, оплата. Нейросеть нужна на одном из них, там, где поставщики присылают предложения каждый в своём формате. Всё остальное делают правила и связка систем, а поставщика выбирает человек. Так Rule 90 и автоматизирует бизнес-процессы с помощью ИИ: берём процесс целиком, от заявки до результата, и ставим модель только на те шаги, где без неё не обойтись. Первый этап — обследование процесса на срок около двух недель, и уже по его итогам стоимость и сроки закрепляются в договоре.
Что делает ИИ в автоматизированном процессе
Читает то, что люди каждый раз пишут по-своему: письма, коммерческие предложения, сканы, претензии. Из такого текста модель достаёт нужные поля, определяет тип документа, готовит черновик ответа или сводную таблицу.
Остальной процесс держится на трёх вещах. Правила проверяют, всё ли заполнено, кому отправить заявку при такой сумме (скажем, всё дороже миллиона уходит финансовому директору) и не вышел ли срок. Интеграции переносят данные между системами через API, то есть программный вход, который есть у 1С, Битрикс24, почты и банка. Люди утверждают платёж, выбирают поставщика и разбирают исключения. Как устроена модель, которая сама выполняет шаги в системах, мы описали на странице о разработке ИИ-агентов.
Закупка по шагам после автоматизации
Пример собран из типовых шагов, у вас их порядок и число могут отличаться.
| Шаг | Что происходит | Кто делает |
|---|---|---|
| 1. Заявка | сотрудник заполняет форму, система проверяет обязательные поля | правило |
| 2. Бюджет | остаток по статье подтягивается из 1С | интеграция |
| 3. Запрос поставщикам | письма уходят по списку поставщиков этой категории | правило |
| 4. Предложения | ответы приходят в PDF, Excel и текстом письма, модель сводит цены, сроки и условия в одну таблицу | ИИ |
| 5. Выбор | закупщик сравнивает таблицу и выбирает поставщика | человек |
| 6. Согласование | маршрут зависит от суммы, система напоминает о сроках | правило |
| 7. Оплата | счёт и заявка на оплату уходят в 1С и банк | интеграция |
Модель занята на одном шаге из семи, и всё же автоматизировать стоит весь маршрут. Если сделать только сводную таблицу предложений, закупщик по-прежнему будет переносить её в 1С и носить заявку на подпись, и время, выигранное на сравнении, уйдёт на перенос. Польза появляется, когда данные проходят путь до оплаты без ручного копирования, а человек подключается только там, где надо решить.
Бывает, что хватает связки систем
Когда заявки уже приходят через форму, а документы лежат в 1С полями, нейросеть в процессе лишняя. Хватит правил и интеграции, и такой процесс проще проверить и дешевле содержать, потому что за работу модели не приходится платить с каждого запроса. Если по итогам обследования выйдет именно так, мы это скажем прямо. Как связывают системы без ИИ, рассказано на странице об интеграции по API. А чем программный робот, который повторяет клики сотрудника, отличается от ИИ-агента, объяснили в справочнике об RPA.
Разберёмся в задаче и предложим, как решить её эффективно.
«У нас каждая заявка идёт по-своему»
Такое слышно там, где процесс ни разу не описывали и каждый участник рассказывает его иначе. Автоматизировать его сразу рано. Сначала процесс раскладывают на шаги, отмечают, где он повторяется, а где ветвится, и считают, во что обходится каждый шаг. Об этой работе подробно на странице об описании и аудите процессов.
После описания автоматизируют то, что повторяется. Редкие и дорогие случаи система передаёт сотруднику вместе с историей заявки, чтобы ему не пришлось собирать её заново по почте и чатам.
Первый маршрут запускаем на части потока
На обследовании мы идём по процессу шаг за шагом с теми, кто его выполняет, и замеряем, сколько времени и ошибок в нём сейчас. Без этого замера потом не с чем будет сравнить результат, а спорить о пользе автоматизации придётся на ощущениях. Стоимость и сроки следующих этапов по его итогам попадают в договор, а всё новое, что появится по ходу, обсуждаем отдельно.
Дальше собираем маршрут и раз в неделю показываем готовое. Сначала он работает на части заявок или в одном отделе, а остальных подключают, когда на этой части видно, что заявки проходят быстрее и без новых ошибок. С 1С и Битрикс24 связываемся только через API, поэтому их конфигурация остаётся прежней и обновляется как обычно. В цену входят три месяца гарантии. Код, документация и доступы остаются вашими.
Сама цена зависит от числа шагов и систем, которые нужно связать, и от того, сколько в процессе текста для модели. Отдельно считаются работа модели и инфраструктура, поддержка после запуска и доля исключений, которые останутся людям: для них нужны свои экраны и проверки. Сумму называем по итогам обследования, и она попадает в договор.
Вопросы об автоматизации бизнес-процессов
Чем автоматизация процесса отличается от ИИ-агента?
Агент — одна из деталей. Он берёт шаги, где нужно понять текст, а автоматизация охватывает весь маршрут: формы, правила, связи между системами, журнал действий и точки, где решает человек. В некоторых процессах агент не нужен вовсе.
Можно ли начать с одного отдела?
Да, обычно так и делают. Один процесс в одном отделе быстрее показывает, сколько часов он освобождает, и по нему видно, стоит ли переводить остальные.
Что будет, если модель ошибётся?
Там, где ошибка дорогая, модель только предлагает, а подтверждает сотрудник: платёж, выбор поставщика, ответ клиенту. Каждое действие системы записывается в журнал, и по нему видно, на каком шаге и почему что-то пошло не так.