Сводку для собственника аналитик собирает три дня: выгружает продажи из 1С, сделки из CRM, остатки со склада и сводит всё в Excel. На совещании выясняется, что выручка в таблице на 2 % расходится с бухгалтерией, потому что отдел продаж считает её по отгрузке, а бухгалтерия по оплате. Старый отчёт в Power BI обновлял один сотрудник вручную, и после его ухода отчёт застыл на прошлом квартале. Мы собираем данные из рабочих систем в общий набор показателей с единой формулой каждого, и дашборд обновляется без участия людей. Начало работы — обследование примерно на две недели.
Дашборд руководителя и отделов
Дашборд — это экран с показателями, который пересчитывается сам, когда в 1С, CRM или складской системе появляются новые данные. Руководитель видит общую картину компании, а каждый отдел открывает свою детализацию, от воронки продаж до сроков закупок. Если показатель выходит за границу (скажем, маржа филиала за день опустилась ниже порога, который вы задали), ответственный узнаёт об этом в день отклонения, до следующего совещания.
Начать можно с продаж и воронки, закупок, операционного контроля, поддержки клиентов или портфеля проектов. Панель финансов и управленческую отчётность собираем вместе с вашим финансистом: методику расчёта утверждает он, а мы отвечаем за данные и за то, чтобы расчёт повторялся каждый день одинаково.
Одна формула выручки на всю компанию
Хороший дашборд начинается не с графиков. Сначала мы выясняем, какое решение руководитель принимает по каждому показателю и как этот показатель считать. Выручка по отгрузке или по оплате, маржа до скидок дилерам или после, новый клиент с первого звонка или с первой покупки — такие вопросы решаются один раз и записываются в словарь показателей.
Без словаря дашборд из десяти источников лишь быстрее показывает противоречия. С ним у продаж, склада и бухгалтерии одна цифра, и спор на совещании идёт о причинах отклонения, а не о том, чья таблица правильная.
«Цифры в дашборде не сойдутся с 1С»
Расхождения мы ищем ещё до запуска. Новый дашборд считает показатели за несколько прошлых месяцев, и мы сверяем их с отчётами 1С строка за строкой. Каждое расхождение получает объяснение: другая формула, возврат, проведённый задним числом, или ошибка в исходных данных, которую стоит исправить в самой 1С.
Данные из 1С забираем через её стандартный программный интерфейс. Конфигурация при этом не меняется, и бухгалтерия продолжает работать как раньше.
Разберёмся в задаче и предложим, как решить её эффективно.
Как перенести отчёты из Power BI
4 марта 2022 года Microsoft приостановила новые продажи в России, и отчёты из Power BI рано или поздно переезжают в другую систему. Графики пересобрать проще всего. Дольше всего переписывают меры, формулы показателей в отчёте, и права: кто из сотрудников какие строки видит. Как выбрать аналог Power BI и что делать с одним отчётом по шагам, мы разобрали в статье о замене Power BI.
Мы переносим источники, формулы и права в систему, которую вы выбрали, или собираем показатели в собственном веб-интерфейсе, если они нужны внутри вашего портала или кабинета.
Одно решение руководителя на старте
Обследование выясняет, какие решения руководитель принимает регулярно, из каких систем для них нужны данные и где эти данные расходятся. По его итогам договор фиксирует цену и сроки следующих этапов, а новые показатели сверх плана считаем отдельно.
Первым делаем дашборд под одно решение, например ежедневный контроль маржи по филиалам. Каждую неделю показываем, что готово, и до запуска сверяем цифры с прошлыми периодами. Гарантия действует три месяца и входит в цену, а код, описание расчётов и все доступы остаются в компании.
Вопросы о разработке дашбордов
Где будет открываться дашборд?
В браузере, с компьютера и с телефона. Показатели можно вывести в BI-системе, которую компания уже использует, или встроить в ваш портал, если он у вас есть.
Можно ли подключить данные из Excel?
Можно, если файл ведут в одном и том же формате. Когда столбцы каждый месяц меняются, надёжнее перенести ведение этих данных в систему, иначе дашборд будет ломаться вместе с таблицей.
От чего зависит стоимость?
От числа источников и показателей, от того, насколько по-разному данные записаны в разных системах, и от прав доступа по отделам и филиалам. Цену называем после обследования, когда эти вещи известны.