На складе дистрибьютора электронные накладные от имени компании подписывают 14 человек: 6 кладовщиков на отгрузке, 5 приёмщиков и 3 логиста. У каждого своя электронная подпись и своя машиночитаемая доверенность, выданная на свой срок. TMS уже собирает накладные из рейсов, но про доверенности ничего не знает. Какая у кого, когда кончается и что делать, если кладовщик уволился в пятницу, помнит один человек в бухгалтерии.
Зачем сотруднику доверенность, если у него есть подпись
Подпись показывает, кто подписал документ, а доверенность — что этот человек вправе подписывать за компанию. Машиночитаемая доверенность, МЧД, — это электронная доверенность в формате XML, которую руководитель подписывает своей квалифицированной подписью. Сама она ничего не подписывает. Сотрудник ставит на накладную собственную подпись физического лица, а доверенность уходит вместе с документом и подтверждает его полномочия. Так устроено по закону об электронной подписи, и с 1 сентября 2024 года другого способа подписать документ от имени организации у сотрудника нет.
В доверенности записано, кто и за кого подписывает, что ему разрешено и до какого числа. Полномочия указывают по государственному классификатору, поэтому проверить их может программа. Для электронных перевозочных документов операторы принимают доверенности единого формата, его называют форматом 003. Если срок в доверенности не указать, по Гражданскому кодексу она действует год.
Где хранится доверенность и кто её проверяет
Выпустить МЧД можно в сервисе ФНС, у оператора электронного документооборота или в 1С. Подписанную доверенность отправляют в распределённый реестр ФНС. По реестру видно, действует ли она, и там же руководитель может отменить её досрочно, а сотрудник — отказаться от полномочий.
Оператор получает доверенность вместе с каждой подписанной накладной. В документации API Диадока, например, описаны три способа её передать: файлом в пакете документов, номером из реестра вместе с ИНН компании или внутри самого документа. Через тот же API можно до отправки проверить, что формат верный, подпись руководителя действительна, доверенность выдана владельцу сертификата и ещё действует. Лучше узнать об ошибке так, чем от контрагента.
Сколько событий с доверенностями бывает за год
Посчитаем на складе из вступления. Доверенности выданы на год в разные месяцы, за год уходят и приходят по три подписанта. Числа условные, подставьте свои.
| Что происходит | Раз в год | Что сделать |
|---|---|---|
| У доверенности кончился срок | 14 | выпустить новую и заменить номер в карточке сотрудника |
| Пришёл новый подписант | 3 | выпустить доверенность до его первой смены |
| Подписант уволился | 3 | отменить доверенность в реестре в день увольнения |
| Всего | 20 | примерно раз в две-три недели |
Двадцать событий в год, и каждое нужно заметить вовремя. Где подписантов вдвое больше, событие выпадает почти на каждую неделю. Пока их держат в голове, о первой просроченной доверенности компания узнает на погрузке, когда оператор вернёт накладную, а машина будет стоять у ворот.
Самая опасная строка в таблице — про увольнение. Подпись физического лица выдана кладовщику лично и после увольнения остаётся у него. Подписывать за компанию её владельцу позволяет только доверенность, поэтому остановить бывшего сотрудника можно одним способом: отменить её в реестре.
Подключим TMS, WMS или 1С к оператору ЭТрН, и накладная будет уходить с подписью сотрудника и его доверенностью.
Что система должна знать о каждом подписанте
Если накладные собирает своя TMS или складская система, в карточке подписанта нужны номер его доверенности, полномочия и срок действия. Когда сотрудник подписывает накладную, система берёт его действующую доверенность, проверяет её через API оператора и отправляет вместе с документом. Доверенностей у одного человека бывает несколько (в Диадоке к сотруднику можно привязать до 100), например если он отгружает товар двух юрлиц группы. Тогда система выбирает ту, что выдана компанией-отправителем. За месяц до конца срока она напоминает ответственному, а при увольнении ставит задачу отменить доверенность. Саму отмену подписывает руководитель, а система готовит заявление и следит, чтобы о нём не забыли.
МЧД в 1С и в собственной TMS
В типовых решениях 1С подпись сотрудника с машиночитаемой доверенностью уже встроена в модуль электронного документооборота. Если накладные оформляют там, дописывать ничего не нужно. Своя логика нужна, когда подписанты работают в TMS или WMS, а 1С только ведёт учёт. Тогда обмен с оператором и учёт доверенностей выносят в отдельный модуль, который берёт данные из 1С через её программный интерфейс, и обновления конфигурации ставятся как раньше. Как устроен весь обмен с оператором, от отправки накладной до вечерней сверки, — в статье про ЭТрН из учётной системы.
Вопросы о машиночитаемой доверенности
Нужна ли МЧД директору?
Нет. Руководитель подписывает документы своей квалифицированной подписью, которую бесплатно выдаёт удостоверяющий центр ФНС. Доверенность нужна тем, кто подписывает вместо него.
На какой срок выдавать доверенность?
Срок выбирает компания, а если его не указать, доверенность действует год. Временному сотруднику удобнее выдать короткую, чтобы она кончилась вместе с его договором.
Как проверить доверенность контрагента?
В сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Там видно, действует ли доверенность, и можно открыть её подробные сведения.
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 17.1, 17.2, 17.5 — редакция от 31.07.2025.
- Гражданский кодекс РФ, часть первая, ст. 186 «Срок доверенности».
- ФНС России, 29.08.2024: с 1 сентября 2024 года уполномоченным представителям необходимо применять машиночитаемую доверенность.
- ФНС России, 10.08.2023: распределённый реестр машиночитаемых доверенностей; 19.05.2026: сервис создания и проверки доверенности.
- Документация Диадок API, «Работа с машиночитаемой доверенностью».
- Справочник 1С-ЭДО, «Машиночитаемые доверенности в 1С-ЭДО», 30.07.2025.
Обновлено 28 сентября 2026 · Редакция Rule 90